Tại các nhà máy VSIP2, văn phòng gắn liền với hoạt động điều hành, sản xuất và quản lý. Sau thời gian sử dụng, không gian có thể xuống cấp, bố trí thiếu hợp lý hoặc hệ thống điện, điều hòa không còn phù hợp. Vì vậy, cải tạo văn phòng tại VSIP2 cần được triển khai đồng bộ để tối ưu công năng và hạn chế ảnh hưởng đến sản xuất.

Kiến Tạo Việt cung cấp giải pháp cải tạo từ khảo sát, thiết kế, dự toán đến thi công và nghiệm thu. Phương án được xây dựng theo hiện trạng, tiến độ và yêu cầu vận hành của từng doanh nghiệp.

1. Nhu cầu cải tạo văn phòng tại VSIP2 của doanh nghiệp sản xuất

VSIP II là khu liên hợp công nghiệp, đô thị và dịch vụ tại Bình Dương. Khu vực này tập trung nhiều doanh nghiệp sản xuất với các khối văn phòng phục vụ điều hành và quản lý.

Do đó, nhu cầu cải tạo văn phòng tại VSIP2 thường có những yêu cầu khác với văn phòng thương mại thông thường. Không gian làm việc có thể nằm trong hoặc sát nhà xưởng. Vì thế, phương án cải tạo cần tính đến tiếng ồn, bụi, lối đi, an toàn điện và thời gian vận hành.

1.1. Nâng cấp văn phòng điều hành đã xuống cấp

Sau nhiều năm sử dụng, tường, trần, sàn và hệ thống chiếu sáng có thể xuống cấp. Đồng thời, cách bố trí phòng ban cũ có thể không còn phù hợp với quy mô nhân sự hiện tại.

Cải tạo giúp doanh nghiệp tổ chức lại mặt bằng theo công năng thực tế. Nhờ đó, phòng làm việc, phòng quản lý, phòng họp và khu tiếp khách có thể được phân chia khoa học hơn.

1.2. Tận dụng không gian bỏ trống

Nhiều nhà máy có những khu vực chưa được khai thác hiệu quả. Đây có thể là phòng cũ, khu lưu trữ ít sử dụng hoặc mặt bằng bị chia cắt bởi cách bố trí trước đây.

Thay vì mở rộng diện tích xây dựng, doanh nghiệp có thể cải tạo và tái cấu trúc mặt bằng hiện hữu. Cách làm này giúp mở rộng không gian sử dụng từ diện tích bỏ trống, đồng thời giảm nhu cầu phát sinh mặt bằng mới.

1.3. Cải tạo phòng R&D, phòng Lab và khu vực chức năng

Doanh nghiệp sản xuất có thể cần không gian riêng cho R&D, kiểm tra chất lượng hoặc các hoạt động kỹ thuật. Những khu vực này đòi hỏi cách bố trí khác với văn phòng hành chính thông thường.

Khi cải tạo, cần xác định rõ mục đích sử dụng, yêu cầu về điện, chiếu sáng, thông gió và thiết bị. Với các phòng có yêu cầu chuyên môn đặc biệt, phương án kỹ thuật cần được thống nhất với bộ phận phụ trách của doanh nghiệp trước khi thi công.

1.4. Nâng cấp khu vực Canteen và Pantry

Canteen, Pantry và khu nghỉ ngơi phục vụ trực tiếp cho người lao động. Vì vậy, việc cải tạo cần chú ý đến luồng di chuyển, vệ sinh, cấp thoát nước và khả năng vệ sinh bề mặt.

Tùy hiện trạng, nhà thầu có thể triển khai lại sàn, tường, trần, hệ thống cấp thoát nước, chiếu sáng và khu vực phục vụ. Các yêu cầu riêng về bếp, an toàn thực phẩm hoặc thiết bị chuyên dụng cần được xác định theo hồ sơ của từng dự án.

2. Các hạng mục cải tạo văn phòng tại VSIP2 trọng điểm

Một dự án cải tạo hiệu quả cần được chia thành các nhóm công việc cụ thể. Cách phân chia này giúp chủ đầu tư dễ kiểm soát khối lượng và tiến độ.

2.1. Cải tạo mặt bằng làm việc và phòng họp

Khu vực làm việc chung có thể được tổ chức lại bằng vách kính, vách nhẹ hoặc các giải pháp phân chia phù hợp. Phòng họp cũng có thể được điều chỉnh về diện tích, vị trí cửa và hệ thống chiếu sáng.

Bên cạnh đó, sàn, trần và tường cần được xử lý đồng bộ. Màu sắc và vật liệu hoàn thiện có thể lựa chọn theo nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp.

2.2. Cải tạo trần, sàn, tường và hệ thống chiếu sáng

Đây là nhóm hạng mục thường xuất hiện trong các dự án cải tạo văn phòng. Tùy hiện trạng, doanh nghiệp có thể thay mới trần, sơn tường, xử lý nền hoặc bổ sung vật liệu hoàn thiện.

Hệ thống đèn cũng cần được rà soát theo từng khu vực. Phòng họp, bàn làm việc, hành lang và khu vực chức năng có thể có nhu cầu chiếu sáng khác nhau.

2.3. Cải tạo hệ thống điện, mạng LAN và điều hòa

Khi số lượng nhân sự hoặc thiết bị tăng, hệ thống điện và mạng hiện hữu có thể không còn phù hợp. Vì vậy, cần kiểm tra tải, vị trí ổ cắm, đường dây và hệ thống mạng trước khi bố trí lại mặt bằng.

Đối với điều hòa, cần đánh giá hiện trạng thiết bị, vị trí cấp gió và nhu cầu sử dụng của từng phòng. Việc này giúp hạn chế tình trạng cải tạo hoàn thiện nhưng phải tháo dỡ lại để xử lý M&E.

2.4. Xử lý chống thấm và các vị trí xuống cấp

Thấm trần, thấm tường hoặc khu vực tiếp giáp mái có thể ảnh hưởng trực tiếp đến văn phòng. Nếu chỉ sơn phủ bề mặt mà không xử lý nguyên nhân, hiện tượng có thể tái diễn.

Do đó, quá trình cải tạo cần xác định nguồn gây thấm trước khi thi công hoàn thiện. Tùy trường hợp, phương án có thể liên quan đến mái, khe tiếp giáp, tường ngoài hoặc hệ thống thoát nước.

3. Giải pháp thi công cuốn chiếu, hạn chế ảnh hưởng sản xuất

Đối với nhà máy đang hoạt động, thi công toàn bộ văn phòng cùng lúc không phải lúc nào cũng phù hợp. Phương án thi công cuốn chiếu cho phép chia công trình thành từng khu vực và triển khai theo trình tự đã thống nhất.

Trước tiên, nhà thầu cần khảo sát hiện trạng và xác định khu vực thi công. Sau đó, phạm vi công việc được phân tách khỏi khu vực sản xuất bằng giải pháp che chắn phù hợp.

3.1. Phân luồng công trường và kiểm soát bụi

Khu vực thi công cần có lối đi riêng khi điều kiện mặt bằng cho phép. Vật tư, thiết bị và phế thải cũng nên có tuyến vận chuyển được thống nhất trước.

Đối với công việc phát sinh bụi, cần sử dụng biện pháp che chắn và vệ sinh phù hợp. Việc này giúp hạn chế bụi phát tán sang khu vực đang vận hành.

3.2. Bố trí công việc theo thời gian vận hành

Các công việc có tiếng ồn lớn có thể được sắp xếp vào khung thời gian được nhà máy cho phép. Với doanh nghiệp hoạt động nhiều ca, tiến độ cần được thống nhất với bộ phận quản lý trước khi thi công.

Nhờ đó, nhà thầu có thể ưu tiên các hạng mục ít ảnh hưởng vào thời gian làm việc. Các công việc cần kiểm soát tiếng ồn hoặc vận chuyển vật tư sẽ được bố trí theo kế hoạch riêng.

3.3. Kiểm soát an toàn HSE

An toàn là một phần quan trọng trong cải tạo văn phòng tại khu công nghiệp. Người lao động cần được trang bị PPE phù hợp với công việc và tuân thủ quy định ra vào của nhà máy.

Các nội dung như họp an toàn đầu ca, kiểm soát điện, công việc trên cao, phòng cháy và lối thoát hiểm cần được thống nhất trước khi thi công. Quy trình cụ thể sẽ phụ thuộc vào yêu cầu HSE của từng doanh nghiệp.

4. Cải tạo văn phòng tại VSIP2 cần lưu ý gì về PCCC và hồ sơ?

PCCC là nội dung cần được xem xét khi cải tạo không gian có thay đổi về công năng hoặc hệ thống kỹ thuật. Không nên tự động áp dụng một phương án chung cho mọi văn phòng.

Trước khi thi công, doanh nghiệp cần xác định phạm vi thay đổi và đối chiếu với hồ sơ hiện hữu. Nếu dự án tác động đến các hệ thống hoặc nội dung thuộc phạm vi quản lý chuyên ngành, cần thực hiện các thủ tục phù hợp theo quy định hiện hành.

Bên cạnh đó, hồ sơ quản lý chất lượng và nghiệm thu cần được lập phù hợp với phạm vi công việc. Nghị định 06/2021/NĐ-CP quy định về quản lý chất lượng, thi công xây dựng và bảo trì công trình xây dựng.

Với những dự án có yêu cầu hồ sơ rõ ràng, nhà thầu nên thống nhất ngay từ đầu về bản vẽ, biên bản nghiệm thu, hồ sơ vật liệu và các tài liệu liên quan. Cách làm này giúp quá trình bàn giao và quyết toán thuận lợi hơn.

5. Vì sao nên lựa chọn phương án cải tạo trọn gói?

Cải tạo trọn gói giúp doanh nghiệp có một đầu mối phối hợp nhiều hạng mục. Thay vì làm việc với từng đội riêng cho xây dựng, điện, nội thất hoặc hoàn thiện, các công việc được tổ chức theo một kế hoạch chung.

Trước hết, nhà thầu khảo sát hiện trạng để xác định phạm vi cải tạo. Tiếp theo, phương án mặt bằng và danh mục công việc được thống nhất. Sau đó, dự toán được lập dựa trên khối lượng thực tế.

Trong quá trình thi công, các hạng mục được phối hợp theo trình tự. Điều này giúp hạn chế tình trạng công việc sau phải tháo dỡ hoặc ảnh hưởng đến công việc trước.

Quan trọng hơn, doanh nghiệp có thể theo dõi tiến độ theo từng mốc nghiệm thu. Đây là cơ sở để kiểm soát chất lượng và đưa khu vực đã hoàn thiện vào sử dụng theo kế hoạch.

6. Ví dụ thực tế về phương án cải tạo văn phòng tại VSIP2

Giả sử một doanh nghiệp sản xuất tại VSIP2 có khối văn phòng nằm sát khu vực nhà xưởng. Sau thời gian sử dụng, doanh nghiệp cần cải tạo phòng họp, khu làm việc chung và một phần khu vực tiếp khách nhưng không muốn đóng toàn bộ văn phòng.

Phương án phù hợp là chia mặt bằng thành ba khu vực thi công. Khu vực thứ nhất được cải tạo và nghiệm thu trước. Sau đó, nhân sự được chuyển tạm sang khu vực đã hoàn thiện để nhà thầu tiếp tục triển khai khu vực thứ hai.

Trong thời gian thi công, các vị trí phát sinh bụi và tiếng ồn được che chắn theo phương án đã thống nhất. Vật tư được vận chuyển theo khung giờ phù hợp với hoạt động của nhà máy.

Sau khi hoàn thành, từng khu vực được kiểm tra về hoàn thiện, điện, chiếu sáng, điều hòa và các hạng mục liên quan. Cách triển khai này giúp doanh nghiệp chủ động sử dụng mặt bằng theo từng giai đoạn thay vì chờ toàn bộ công trình hoàn thiện mới đưa vào sử dụng.

Đây là ví dụ minh họa cho phương án tổ chức thi công. Khối lượng, thời gian và biện pháp thực tế cần được xác định sau khi khảo sát công trình cụ thể.

7. Quy trình 6 bước cải tạo văn phòng tại VSIP2

Bước 1: Khảo sát hiện trạng

Đội ngũ kỹ thuật kiểm tra mặt bằng, kết cấu liên quan, hệ thống điện, nước, điều hòa và các vị trí cần cải tạo. Đồng thời, nhu cầu sử dụng của từng phòng ban được ghi nhận.

Bước 2: Lên phương án và bản vẽ

Mặt bằng được bố trí lại theo công năng. Tùy quy mô, hồ sơ có thể bao gồm bản vẽ 2D, phối cảnh 3D và bản vẽ kỹ thuật của các hạng mục cần thiết.

Bước 3: Lập dự toán và thống nhất phạm vi

Khối lượng vật tư và nhân công được xác định theo phương án đã thống nhất. Doanh nghiệp có thể kiểm tra từng nhóm hạng mục trước khi xác nhận ngân sách.

Bước 4: Chuẩn bị vật tư và gia công

Các cấu kiện hoặc sản phẩm cần gia công trước được chuẩn bị theo bản vẽ. Việc này giúp giảm thời gian tập kết và gia công trực tiếp trong khu vực nhà máy.

Bước 5: Thi công theo từng khu vực

Nhà thầu triển khai theo kế hoạch cuốn chiếu. Các khu vực đã hoàn thiện được vệ sinh, kiểm tra trước khi chuyển sang phạm vi tiếp theo.

Bước 6: Nghiệm thu và bàn giao

Các hạng mục được kiểm tra theo phạm vi hợp đồng. Hồ sơ nghiệm thu, bản vẽ hoàn công và tài liệu liên quan được bàn giao theo yêu cầu của dự án.

8. Thời gian cải tạo văn phòng tại VSIP2

Thời gian thi công phụ thuộc vào diện tích, số lượng hạng mục và điều kiện vận hành của từng nhà máy. Vì vậy, không nên áp dụng một mốc thời gian cố định cho mọi dự án.

Với văn phòng có quy mô nhỏ và ít thay đổi hệ thống kỹ thuật, thời gian có thể ngắn hơn. Ngược lại, dự án có nhiều hạng mục M&E, phòng chức năng hoặc yêu cầu thi công ngoài giờ sẽ cần kế hoạch dài hơn.

Để kiểm soát tiến độ, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà thầu lập tiến độ theo từng hạng mục. Các mốc khảo sát, duyệt bản vẽ, cung ứng vật tư, thi công và nghiệm thu cần được thể hiện rõ.

9. Kiến Tạo Việt cung cấp giải pháp cải tạo văn phòng tại VSIP2

Kiến Tạo Việt định hướng cung cấp giải pháp cải tạo theo hiện trạng và nhu cầu sử dụng thực tế của từng doanh nghiệp. Phạm vi công việc có thể bao gồm cải tạo mặt bằng, hoàn thiện nội thất, trần, sàn, vách, điện, chiếu sáng, điều hòa và các hạng mục kỹ thuật liên quan.

Với công trình trong khu công nghiệp, kế hoạch thi công cần được xây dựng dựa trên điều kiện vận hành thực tế. Vì vậy, khảo sát hiện trạng và trao đổi với bộ phận phụ trách của doanh nghiệp là bước quan trọng trước khi lập dự toán.

Doanh nghiệp cũng nên xác định rõ yêu cầu về HSE, thời gian thi công, khu vực tập kết vật tư, quy trình nghiệm thu và hồ sơ bàn giao. Khi các yêu cầu này được thống nhất từ đầu, quá trình triển khai sẽ dễ kiểm soát hơn.

Kết luận

Cải tạo văn phòng tại VSIP2 không chỉ nhằm làm mới không gian. Mục tiêu quan trọng hơn là cải thiện công năng, tận dụng diện tích hiện hữu và tạo môi trường làm việc phù hợp với hoạt động của nhà máy.

Với các doanh nghiệp đang vận hành, phương án thi công cuốn chiếu giúp chia nhỏ phạm vi công việc và chủ động kế hoạch sử dụng mặt bằng. Đồng thời, việc kiểm soát HSE, PCCC, M&E và hồ sơ nghiệm thu ngay từ đầu giúp giảm rủi ro trong quá trình cải tạo.

Nếu doanh nghiệp đang có nhu cầu cải tạo văn phòng, phòng họp, khu R&D hoặc các không gian chức năng tại VSIP2, Kiến Tạo Việt có thể khảo sát hiện trạng và đề xuất phương án phù hợp với công năng, ngân sách và tiến độ thực tế.